Boletim de Alojamento SEF (AIMA): Guia Completo

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O Guia Completo, Passo a Passo

Se gere um Alojamento Local ou um hotel em Portugal e acolhe hóspedes estrangeiros, já deverá ter ouvido falar sobre o Boletim de Alojamento SEF. Esta obrigação legal, também chamada Boletim de Alojamento AIMA (por ser enviada através do Portal SIBA), é fundamental para cumprir as regras do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.

Neste guia, vamos explicar passo a passo como criar conta no SIBA, preencher e enviar corretamente o boletim, evitando multas e complicações. Além disso, apresentamos modelos prontos para imprimir e uma solução automática da Guest Grow, que trata de todo o processo sem exigir ações manuais.

1. Boletim de Alojamento SEF (AIMA): O que é e Por que é Obrigatório?

O Boletim de Alojamento SEF consiste num documento legal que permite às autoridades portuguesas monitorizar os cidadãos estrangeiros em território nacional. É obrigatório sempre que se recebe hóspedes não portugueses mediante pagamento, seja num hotel, num alojamento local ou até em contratos de arrendamento de longa duração.

Desde 2018, o SEF implementou um sistema eletrónico, o SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), por onde o boletim deve ser submetido (AIMA), em vez de ser entregue em papel.

Hóspedes portugueses não exigem o envio do boletim de alojamento. Esta obrigação aplica-se exclusivamente a cidadãos estrangeiros (incluindo os provenientes de outros países da União Europeia).

2. Quem Está Obrigado a Preencher e Enviar (AL, Hotéis, Contratos de Arrendamento)?

Qualquer entidade ou particular que faculte alojamento a cidadãos estrangeiros mediante pagamento deve registar-se e enviar os respetivos dados ao SEF. Isto aplica-se, entre outros, a:

  • Alojamentos Locais (apartamentos, vivendas, quartos)
  • Hotéis, Hostels, Resorts ou Pousadas
  • Contratos de Arrendamento a cidadãos estrangeiros, mesmo que de longa duração
  • Alojamentos temporários ou sazonais (por exemplo, subarrendar a casa a um turista estrangeiro por 2 meses)

Independentemente do número de quartos (1 ou 20) ou do tipo de contrato, se presta alojamento a cidadãos estrangeiros, deve efetuar a comunicação ao SEF.

3. Como Obter Boletim de Alojamento: Modelos para Imprimir e Versões Digitais

Para preencher e enviar o Boletim de Alojamento SEF, existem duas vias principais:

  1. Digitalmente, através do Portal SIBA, o que é obrigatório para fazer a comunicação oficial ao SEF.
  2. Em Papel, apenas para recolher os dados iniciais do hóspede. Posteriormente, esses dados deverão ser inseridos no SIBA.

Boletim de Alojamento para Imprimir

Alguns anfitriões preferem ter um documento físico para o check-in, que o hóspede pode preencher no momento. Caso opte por esta abordagem, encontrará diversos modelos online, que devem conter:

  • Nome completo
  • Data de nascimento
  • Nacionalidade
  • Tipo e número de documento
  • País emissor
  • Datas de entrada e de saída

Ofereça uma prancheta e caneta para simplificar o preenchimento pelo hóspede no check-in. Dessa forma, recolhe todos os dados de forma organizada e evita falhas na hora de inserir as informações no SIBA.

4. Criar Conta no Portal SIBA (AIMA): Passo a Passo Simples

Para cumprir a lei e enviar corretamente o Boletim de Alojamento SEF (AIMA), deve começar por criar uma conta no Portal SIBA. Eis os passos detalhados:

  1. Acesse o Site Oficial
    • Entre em siba.sef.pt e, no canto superior direito, clique em “Área Reservada”.
    • Se possível, abra o site num computador para ter uma melhor visualização.
  2. Selecione “Criar Conta” ou “Registar Alojamento”
    • Surgirá um formulário onde irá inserir informações sobre o seu alojamento (nome, morada, tipologia/classificação).
    • Nesta etapa, prepare também o seu NIF ou dados da empresa (caso esteja em nome de pessoa coletiva).
  3. Escolha o Modo de Envio
    • Terá três opções:
      • Portal Web (inserção manual de cada hóspede);
      • Upload de ficheiros (usado por alguns softwares de gestão de reservas);
      • Web Service (enviar de forma automática/integração com ferramentas especializadas).
    • Se não tiver uma aplicação de gestão, normalmente começa pelo Portal Web.
  4. Valide Contactos e Aguarde a Chave de Ativação
    • Verifique o email fornecido. Deve receber uma mensagem de confirmação da inscrição e, em até 48 horas, a “Chave de Ativação do Portal SIBA”.
    • Caso não receba nada nesse período, verifique a pasta de spam ou contacte o suporte do SIBA.
  5. Ative a Conta e Faça Login
    • Após a receção da chave, volte ao site e insira as credenciais fornecidas.
    • A partir deste momento, conseguirá aceder ao painel do SIBA e começar a submeter os Boletins de Alojamento.

5. Preencher o Boletim de Alojamento SEF: Campos Obrigatórios, Erros a Evitar

Para cada hóspede estrangeiro, é essencial recolher:

  • Nome completo
  • Nacionalidade
  • Data de nascimento
  • Tipo de documento (por exemplo, passaporte, cartão de cidadão europeu)
  • Número do documento
  • País emissor do documento
  • País de residência (se diferente do emissor)
  • Data de entrada (check-in)
  • Data de saída (check-out, caso seja conhecida de antemão)

Erros Comuns

  • Não inserir a data de saída juntamente com a data de entrada, quando já a conhece. Caso contrário, terá de enviar o boletim novamente no momento do check-out.
  • Preencher dados incompletos, como números de passaporte incorretos ou nomes incompletos.
  • Falhar o prazo de 3 dias úteis para comunicar tanto a chegada quanto a saída do hóspede.

Se utilizar um software de reservas ou PMS (Property Management System) que exporte as informações dos hóspedes, poderá carregar esses dados diretamente no SIBA. Esta integração evita erros de digitação e atrasos no envio.

6. Envio e Prazo: Consequências de Não Cumprir (Multas, Penalizações)

A lei determina que a entrada do hóspede deve ser comunicada ao SEF em até 3 dias úteis após o check-in.
Se não tiver indicado a data de saída no boletim inicial, deverá informar essa data até 3 dias úteis depois do check-out.

  • As multas podem variar entre 100 euros e 2.000 euros, de acordo com o número de boletins em falta ou o atraso no envio.
  • Em situações extremas, pode ser levantada a suspeita de auxílio à imigração ilegal, caso se omita de forma consciente o registo de hóspedes estrangeiros sem documentos válidos.

7. Boletim de Alojamento em Papel vs. Online: Qual a Diferença?

A entrega de boletins em papel diretamente à PSP ou GNR já não é aceite como forma oficial de comunicação ao SEF. Atualmente, o envio deve ser feito online através do Portal SIBA.

  • Boletim em Papel
    • Para que serve? Facilita a recolha inicial dos dados junto do hóspede (especialmente se este preferir preencher fisicamente).
    • Arquivamento: Após a submissão eletrónica, pode guardar os formulários em papel para consulta interna, caso precise de comprovar informação (por exemplo, reclamações ou auditorias).
    • Limitação: Ainda assim, terá de transcrever os dados para o SIBA, o que gera trabalho duplicado.
  • Boletim Online
    • Vantagem: A informação segue diretamente para o SEF via Portal SIBA, evitando esquecimentos e erros de digitação.
    • Requisito: Necessário ter internet e um registo válido no SIBA.

Como Arquivar ou Guardar os Boletins em Papel?
A lei já não exige guardar boletins físicos para entrega ao SEF, mas recomenda-se conservar estes registos por pelo menos 1 ano, de forma a comprovar os dados comunicados e garantir segurança caso surja qualquer inspeção ou dúvida no futuro.

8. Automatização do Processo: A Solução da Guest Grow

Se considera dispendioso e arriscado aceder manualmente ao Portal SIBA para cada check-in, a Guest Grow oferece uma solução automatizada que envia o Boletim de Alojamento SEF (AIMA) sem intervenção manual.

Como Funciona?

  1. Integração: Conectamos o seu Alojamento Local ou Hotel à nossa plataforma de reservas e gestão.
  2. Recolha de Dados: Sempre que o hóspede efetua a reserva ou chega para check-in, a plataforma regista os dados obrigatórios (nome, nacionalidade, etc.).
  3. Envio Automático: Em vez de entrar no Portal SIBA, o nosso sistema submete os boletins de forma imediata através de Web Service, garantindo total conformidade.
  4. Confirmação: Recebe uma notificação no seu painel indicando que o processo foi bem-sucedido.

Vantagens:

  • Zero Erros Manuais: Minimiza falhas de digitação ou esquecimento de prazos.
  • Conformidade Garantida: Evita multas, pois as informações são enviadas corretamente e dentro do prazo.
  • Mais Tempo Livre: Foque-se na experiência do hóspede; nós tratamos da parte burocrática.

Entre em contacto connosco para saber como implementar esta automatização e evitar custos desnecessários ou penalizações por falhas no envio do Boletim de Alojamento.

9. Perguntas Frequentes (FAQ)

9.1 Posso utilizar o “Boletim de Alojamento para Imprimir” do SEF?

Sim, mas serve apenas para recolher os dados e a assinatura do hóspede. A comunicação oficial só pode ser feita eletronicamente no Portal SIBA.

9.2 E se o hóspede se recusar a fornecer dados?

Explique que se trata de uma obrigação legal. Em caso de recusa absoluta, poderá contactar as autoridades ou recusar alojamento (nas situações em que a lei o permita).

9.3 Tenho de enviar o boletim duas vezes (check-in e check-out)?

Se conhecer de antemão a data de saída, pode enviá-la juntamente com a data de entrada. Se houver alterações ou se não tiver a data de saída confirmada, terá então de enviar um novo boletim após o check-out.

9.4 Uso o Airbnb ou Booking.com. Não tratam deste procedimento por mim?

Não. As plataformas como Airbnb e Booking.com não efetuam a comunicação ao SEF. A responsabilidade permanece sempre com o anfitrião ou proprietário.

9.5. Boletim de Alojamento para Menores

Os menores estrangeiros também devem ser registados. Apesar de não necessitarem de assinar pessoalmente, os pais ou responsáveis terão de fornecer o nome completo, data de nascimento e os restantes dados (por exemplo, documento de viagem ou autorização). Se não apresentarem qualquer documento, é recomendável contactar as autoridades para esclarecimentos adicionais.

9.6. Contrato de Arrendamento Acima de 1 Ano: Como Comunicar?

No caso de arrendamentos de longa duração (por exemplo, 12 meses ou mais), deve comunicar a entrada do inquilino no prazo de 3 dias úteis após a chegada. Se a data de saída ultrapassar 1 ano, deverá efetuar uma nova comunicação no início do ano seguinte, confirmando que o hóspede permanece no alojamento (ou, se tiver cessado entretanto, comunicando a saída no momento em que ocorre).

10. Conclusão e Próximos Passos

Cumprir a lei referente ao Boletim de Alojamento SEF (AIMA) não tem de ser uma dor de cabeça. Basta:

  1. Registar-se no SIBA e associar o seu alojamento.
  2. Recolher os dados dos hóspedes estrangeiros (papel ou digital).
  3. Enviar eletronicamente em até 3 dias úteis (após check-in e, se necessário, check-out).

Se pretende automatizar todo o processo e eliminar riscos de multas ou atrasos, a Guest Grow pode ajudar. O nosso sistema integrado trata da comunicação ao SEF de modo automático, libertando-o de tarefas manuais e garantindo que cumpre a lei em cada reserva.

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