1. Introdução Simplificada
O que é o VikBooking
O VikBooking é um sistema que permite gerir as reservas no seu próprio website. Funciona como a “receção virtual” do seu alojamento, permitindo que os clientes vejam a disponibilidade, preços e façam reservas diretamente no seu site.
O que é o Channel Manager
O Channel Manager (Vik Channel Manager ou VCM) é um sistema que liga o seu website a plataformas de reservas como Booking.com, Airbnb, Expedia, entre outras. Isto permite-lhe gerir todas as suas reservas a partir de um único local.
Como funcionam juntos
Quando um cliente faz uma reserva no seu website ou através de uma plataforma como o Booking.com, o Channel Manager atualiza automaticamente a disponibilidade em todos os canais. Assim, evita-se reservas duplicadas (overbooking) e mantém-se toda a informação sincronizada.
Pro Tip: A sincronização automática entre plataformas poupa-lhe horas de trabalho por semana e reduz significativamente o risco de overbooking, que pode resultar em clientes insatisfeitos e comentários negativos.
2. Acesso e Visão Geral
Como aceder ao sistema
- Aceda ao painel de administração do seu website (normalmente em www.seusite.com/wp-admin)
- Faça login com o seu nome de utilizador e palavra-passe
- No menu lateral, procure a opção “VikBooking” e clique nela
Explicação do painel principal (Dashboard)
O Dashboard é a primeira página que verá quando aceder ao VikBooking. Aqui encontrará:
- Check-ins de hoje: Lista de hóspedes que chegam hoje
- Check-outs de hoje: Lista de hóspedes que partem hoje
- Disponibilidade semanal: Visão geral das ocupações para a semana
- Próximas reservas: Reservas a partir de amanhã
- Quartos bloqueados: Quartos em espera de pagamento ou confirmação
Como navegar entre as funções mais importantes
- Menu principal: No topo da página encontrará opções como Quartos, Preços, Reservas, etc.
- Menu secundário: Ao clicar numa opção do menu principal, surgirão opções adicionais
- Botões de ação: Procure botões como “Novo”, “Editar”, “Guardar” para realizar ações
Pro Tip: Pode personalizar o seu Dashboard para mostrar as informações mais importantes para si. Clique no botão “Personalizar Widgets” no canto superior direito do Dashboard.
3. Gestão de Quartos/Unidades
Como adicionar quartos/apartamentos no sistema
- No menu VikBooking, clique em “Quartos” e depois em “Lista de Quartos”
- Clique no botão “Novo” para adicionar um novo quarto
- Preencha os campos obrigatórios:
- Nome do quarto (ex: “Quarto Duplo”, “Apartamento T1”)
- Descrição do quarto
- Categoria (se aplicável)
- Imagem principal
Como definir número de unidades disponíveis
- Ao criar ou editar um quarto, encontrará o campo “Unidades”
- Insira o número total de unidades deste tipo que possui
- Exemplo: Se tem 5 quartos duplos idênticos, coloque “5”
Como configurar ocupação (número de adultos/crianças)
- Na secção “Ocupação” ao criar/editar um quarto, defina:
- Mínimo e máximo de adultos permitidos
- Mínimo e máximo de crianças permitidas
- Mínimo e máximo de pessoas no total (opcional)
Como adicionar fotos e descrições básicas
- Na secção “Imagens”, carregue a imagem principal e imagens adicionais
- Para cada imagem, pode adicionar uma legenda
- Preencha a “Descrição curta” (aparece nas listas) e a “Descrição longa” (página detalhada)
Pro Tip: Tire fotografias de qualidade e em boa luz. Use descrições detalhadas, mencionando características únicas do quarto e comodidades importantes. Isto pode aumentar significativamente a taxa de conversão.
4. Configuração de Preços
Como definir preços base por noite
- No menu VikBooking, vá a “Preços” e depois “Tabela de Preços”
- Selecione o quarto, o tipo de preço e o intervalo de noites
- Insira o preço por noite e clique em “Guardar”
- Exemplo: Para 1-7 noites, preço de 80€ por noite
Como criar tipos de preço (tarifas standard, não-reembolsável, etc.)
- No menu VikBooking, vá a “Preços” e depois “Tipos de Preço”
- Clique em “Novo” para criar um novo tipo de preço
- Dê um nome (ex: “Tarifa Standard”, “Não Reembolsável”)
- Configure as opções como taxa de imposto, restrições, etc.
Como configurar preços especiais para épocas/períodos específicos
- No menu VikBooking, vá a “Preços” e depois “Preços Especiais”
- Clique em “Novo” para criar um novo preço especial
- Defina:
- Intervalo de datas (ex: época alta, férias)
- Tipo (acréscimo ou desconto)
- Valor (percentagem ou montante fixo)
- Quartos e tipos de preço afetados
Pro Tip: Utilize o “Calendário de Preços” (em Preços > Visão Geral de Preços > separador Calendário de Preços) para ajustar rapidamente os preços de datas específicas. É muito mais rápido do que criar vários preços especiais.
5. Gestão de Reservas
Como visualizar todas as reservas
- No menu VikBooking, clique em “Reservas” e depois “Todas as Reservas”
- Utilize os filtros para encontrar reservas específicas:
- Por data de chegada/partida
- Por estado (confirmada, pendente, cancelada)
- Por quarto ou cliente
Como criar uma reserva manualmente
- No menu VikBooking, vá a “Reservas” e depois “Calendário”
- Selecione o quarto e as datas pretendidas
- Preencha os dados do cliente e detalhes da reserva
- Clique em “Guardar”
Como verificar detalhes de uma reserva
- Na lista “Todas as Reservas”, clique na reserva que pretende ver
- Serão mostrados todos os detalhes:
- Informações do cliente
- Quarto reservado e datas
- Valor total e pagamentos
- Opções adicionais selecionadas
Como fazer check-in/check-out de hóspedes
- No menu VikBooking, vá a “Reservas” e depois “Registo de Hóspedes”
- Encontre a reserva relevante e clique em “Check-in” ou “Check-out”
- Preencha os dados necessários (para check-in) ou confirme a saída (para check-out)
Como cancelar ou modificar uma reserva
- Abra os detalhes da reserva que pretende alterar
- Para cancelar: Clique no botão “Cancelar” e confirme a ação
- Para modificar: Clique em “Editar”, faça as alterações necessárias e guarde
Pro Tip: Para reservas recorrentes ou clientes frequentes, guarde os dados do cliente na secção “Clientes”. Isto permitirá preencher automaticamente os dados em futuras reservas, poupando tempo e reduzindo erros.
6. Configuração do Channel Manager
Como sincronizar disponibilidade e preços
- No menu Channel Manager, vá a “Reservas” e depois “Ações em Massa”
- Selecione a opção “Cópia de Disponibilidade” ou “Cópia de Preços”
- Escolha os quartos, o intervalo de datas e os canais que pretende atualizar
- Confirme a ação
Pro Tip: Após qualquer alteração significativa de preços ou disponibilidade no VikBooking, verifique se todos os canais estão sincronizados. Ocasionalmente, podem ocorrer falhas na sincronização automática devido a problemas de conexão.
7. Operações Diárias Essenciais
Lista de verificação diária
- Verificar chegadas (check-ins) e partidas (check-outs) para o dia
- Confirmar novas reservas e enviar confirmações
- Verificar disponibilidade para os próximos dias
- Responder a pedidos de informação
Como fechar disponibilidade em datas específicas
- No menu VikBooking, vá a “Reservas” e depois “Visão Geral de Disponibilidade”
- Selecione as datas e o quarto que pretende fechar
- Altere a disponibilidade para “0” ou marque a opção “Fechar quarto”
- Guarde as alterações
Como resolver problemas comuns
- Overbooking: Verifique se todas as reservas estão corretamente sincronizadas entre canais. Se necessário, contacte o cliente e ofereça uma alternativa.
- Reservas não confirmadas: Verifique o estado do pagamento e, se necessário, contacte o cliente para confirmar.
- Problemas de sincronização: Utilize a função “Comparação de Disponibilidade” no Channel Manager para verificar discrepâncias entre canais.
Pro Tip: Crie uma rotina diária para verificar o seu sistema. 10 minutos por dia podem evitar horas de resolução de problemas mais tarde.
8. Glossário de Termos Simples
- Reserva confirmada: Reserva com pagamento confirmado ou garantida
- Reserva pendente: Reserva à espera de pagamento ou confirmação
- Check-in: Processo de registo da chegada do hóspede
- Check-out: Processo de registo da saída do hóspede
- Taxa de ocupação: Percentagem de quartos ocupados
- Preço base: Preço normal por noite sem descontos ou acréscimos
- Preço especial: Valor adicional ou desconto aplicado em datas específicas
- Tipos de preço: Diferentes tarifas oferecidas (standard, não-reembolsável, etc.)
- Overbooking: Situação em que o mesmo quarto é reservado por mais de um cliente
- Canal: Plataforma de reservas como Booking.com, Airbnb, etc.
- Disponibilidade: Número de unidades disponíveis para reserva
- Sincronização: Processo de atualizar informações entre diferentes sistemas
Pro Tip final: Invista tempo em aprender as funcionalidades básicas do sistema. O tempo que gastar agora a aprender vai poupar-lhe muito mais tempo no futuro e melhorar significativamente a gestão do seu alojamento.
